Електронний документообіг: швидке і безпечне погодження важливих документів

Електронний документообіг з кожним днем розповсюджується все ширше у бізнесі. Це не дивно, бо переваги, котрі він надає робітникам, беззаперечні. Це потужний інструмент, що дає можливість оптимізувати всі бізнес-процеси та заощадити час співробітників.

Що таке електронний документообіг (ЕДО)?

Електронний документообіг — це система, яка дає змогу відмовитись від роботи з паперами або максимально мінімізувати її. Документи та комунікаційні канали створюються та зберігаються в програмі в електронному вигляді. Більш того, значну частину звітів, договорів та накладних можна створити за шаблоном. Це значно заощаджує час робітника, а також гроші роботодавця.

Електронний документообіг відмінно підходить для великих компаній та малих фірм. Не треба виділяти місце у приміщенні для зберігання паперів та піклуватися про їхню безпеку. Адже випадків, коли важливі документи втрачаються через пожежу, затоплення або просто неуважність чи підступні дії робітника, безліч. В електронному вигляді документи надійно захищені від будь-яких катаклізмів.

Програмне забезпечення дозволяє не тільки створювати та зберігати документи, але й обмінюватись ними з партнерами. Завірені за допомогою цифрового підпису документи набувають повноцінну юридичну вагомість та можуть використовуватись замість звичних паперових.

Програма дозволяє створювати та керувати будь-якими документами:

• договорами;
• сертифікатами;
• накладними;
• звітами;
• протоколами;
• наказами;
• заявами;
• прейскурантами;
• діловим листуванням;
• розпорядженнями.

Як застосувати електронний документообіг у компанії?

Є два варіанти електронного документообігу.

• Перший передбачає користування програмою всередині компанії.
• Другий має на увазі обмін документами з партнерами та контролюючими органами.

Програма, розроблена компанією «УКРЗВІТ», відмінно підходить для двох варіантів. Вона дозволяє створювати документи для внутрішнього користування та легко обмінюватись інформацією з партнерами.

Якщо передбачається внутрішнє користування, достатньо придбати та встановити програмне забезпечення на головний (серверний) комп'ютер та на обладнання для співробітників. У більшості випадків також роблять освітні уроки для робітників з користування програмою.

Якщо передбачається обмін документами з партнерами, потрібно заздалегідь піклуватися про користування однаковими програмами ЕДО.

У будь-якому разі «Медок» є найліпшим вибором для електронного документообігу. Він надійно захищає приватні дані компанії та дозволяє швидко створювати й надсилати потрібні папери.

Це потужний та сучасний інструмент, котрий відрізняється швидкою дією, легким створенням та керуванням документами. Окрім того, завдяки програмі користувачі мають цілодобовий віддалений доступ до важливої для компанії інформації.

Навіщо потрібен електронний документообіг?

Перш за все впровадження електронного документообігу заощаджує кошти компанії. Адже на створення та обмін паперовими документами потрібні час та гроші. Робітник, котрий займається цією справою, має отримувати зарплатню. Поміж тим витрачений час можна спрямувати на більш прибуткові справи.

Щоб доставити папери партнерам, потрібно скористатися послугами кур'єра. А це, своєю чергою, має ціну. А якщо документів сотні, витрати компанії збільшуються на доволі значну суму.

Не менш важливо і полегшення праці робітників. Адже для створення та пересилання паперового документа треба не менше 3 днів. Та ще не факт, що той документ буде оформлений належним чином. Весь цей час робітник може використати з більшою користю для покращення роботи підприємства.